ארכיון דיגיטלי - סריקות ל Oracle
סריקה ל Oracle של מסמכים, משרד ללא ניירת
במקום לשמור את כל המסמכים החתומים בקלסרים בארכיון ולבזבז שעות רבות במציאת מסמכים רצויים - עוברים לארכיון דיגיטלי. כל המסמכים עוברים סריקה ל Oracle כשהם חתומים דיגיטלית, מוצאים כל מסמך בשניות. חוסכים המון מקום והמון זמן.
סריקות ל Oracle מעולם לא היו דבר כל כך פשוט:
- Oracle מערכת ארכיון דיגיטלי אוטומטית, שמקטלגת באופן אוטומטי תעודות משלוח חשבוניות, חוזים וכל מסמך הקיים במשרד בקלות ע"י סריקה ל Oracle
- יכולת לראות באופן שוטף אילו תעודות משלוח, חשבוניות וחוזים חתומים הוחזרו לתיוק ואילו לא.
- כמה זמן לוקח לך להוציא תעודת משלוח או חשבונית מהארכיון ?
מערכת חדשנית - סריקות ל Oracle
סמדר זוהי תוכנה ייחודית המאפשרת להפוך את כל הטפסים (חשבוניות, תעודות משלוח וכו'), החתומים ע"י הלוקחות, לזמינים במחשב במרחק לחיצת כפתור.
בנוסף התוכנה תוודא שכל הטפסים שהיו צריכים להיקלט אכן נקלטו ולא חסרים טפסים!
הטפסים יסרקו ל Oracle במהירות יקוטלגו, וישמרו במאגר ממוחשב.
ניתן גם לבצע חתימה דיגיטלית למסמכים ובכך לחסל סופית את הארכיונים הפיזייים הקיימים ! (טפסים חתומים דיגיטלית מאושרים ע"י בתי המשפט, מס הכנסה וכד')
השימוש בחתימה דיגיטלית
מהי חתימה דיגיטלית ?
החתימה הדיגיטלית היא תוכנה המורכבת על שרת או תחנה בארגון ותפקידה הוא להצפין את המסמך.
כך ניתן לוודא באופן חד-משמעי שהמסמך אכן אושר ונחתם ע"י הארגון.
חתימה דיגיטלית הינה נעילת המסמך שלא ניתן לזייף או לשנות.
חתימה דיגיטלית הינה נעילת המסמך שלא ניתן לזייף או לשנות.
למה צריך חתימה דיגיטלית ?
החתימה הדיגיטלית באה לתת מענה, בין היתר, לביזבוז המשווע בעלויות הדפסה, אכסון ומשלוח של נייר
במרוצת השנים נאסף חומר רב (חשבוניות, תעודות משלוח, חוזים, הסכמים וכו') אותו עלינו לשמור למקרה ויתעוררו חילוקי דעות עם הספקים או הלקוחות.
בעזרת החתימה הדיגיטלית, ניתן להיפטר מכל המסמכים הללו: כל מסמך ישמר כקובץ חתום דיגיטלית בתוך ארכיון דיגיטלי, ובמקרה ויהיה צורך להשתמש במסמך הזה, הקובץ הממוחשב יהווה תחליף מדוייק למסמך המקורי.
בנוסף, ניתן להפסיק לשלוח חשבוניות ללקוחות בדואר, ולהתחיל לשלוח להם את החשבוניות כקובץ חתום דיגיטלית בדואר האלקטרוני ובכך לחסוך זמן וכסף רב.
האם חתימה דיגיטלית היא דבר חוקי ?
בשנת 2001 הכירה ממשלת ישראל בחתימה דיגיטלית ככלי היכול להחליף שימוש במסמכים פיזיים בבתי משפט ובמוסדות ממשלתיים נוספים.
כלומר, מסמך החתום דיגיטלית נחשב כקביל בדיוק כמו המסמך המקורי.
כיום, יותר ויותר חברות משתמשות בחתימה דיגיטלית במקום לאשר באופן רגיל את מסמכיהם ומסמכים של אחרים, ובכך חוסכות את עלויות ההדפסה והמשלוח של החשבוניות והמסמכים שהן מפיקות, לחסוך בעלויות אירכוב המסמכים (מכיוון שהם נשמרים בארכיון דיגיטלי) וכו'.
חתימה דיגיטלית מאובטחת ומאושרת, הינה חתימה שמקיימת את דרישות החתימה הדיגיטלית הרגילה, ובנוסף היא גם מוכרת על ידי רשויות החוק.
חברה המחזיקה חתימה כזו, יכולה להשתמש במסמכים החתומים במקום במסמכים הפיזיים הקיימים ולבצע פעולות רבות כמו שליחת חשבוניות ומסמכים בדואר אלקטרוני (מבלי להדפיס אותם, ובכך לחסוך בעליות הדפסה ומשלוח), ושמירת כל המסמכים היוצאים בארכיון דיגיטלי, במקום להדפיס אותם ולארכב בארכיון הרגיל.תקנות חתימה דגיטלית ממשלת ישראל
כאן ניתן לקרוא עוד על ארכיון דיגיטלי
דוגמא לחשבונית בזק החתומה באופן דיגיטלי
